CASE STUDY

導入事例

インタビュー第1回

楽天ショップ・オブ・ザ・イヤーで
総合2位に輝く「タンスのゲン」さまの
ビジネスを支え、成長に貢献

タンスのゲン株式会社 西田 新吾 氏

売り上げと共に増加し続ける受注業務に、以前の受注システムが手作業が多かったためパンク寸前の状況となっていたことが、今後の事業拡大のボトルネックとなっていたタンスのゲン様。

順調に売り上げを伸ばされていた中で深刻化していた受注業務の過酷化。以前のシステムでは目標年商50億円を支えるには到底不可能だと実感されていた中で、当社の完全オリジナル受注システムに興味を持たれたことをきっかけにシステムの移行を決断される。

インタビュー: 2012年6月15日実施 タンスのゲン株式会社 マネージャー 西田新吾氏
山本哲也

当社のシステムを導入して2年が経ちますが、率直なご感想をお聞かせください
今となっては"切っても切れない関係"ですね。
正直なところ、ここまで早くなるとは思ってもいませんでした。導入後に改良を重ねるにつれ明らかに早くなっていって。特に家具店が一番忙しくなる3月を平然と乗り越えることが出来たのは大きかったですね。

自社倉庫と外部倉庫の連携や在庫管理がきっちりできていて、このシステムが中心の今はもう切っても切れない、それくらい弊社との繋がりが深く重要だと思っています。
導入前はどのような状況でしたか?
ほぼ手動操作のシステムを使っていて、人もシステムも限界に近い状況でした。
今となっては考えられないほど非効率的というか、時間がかかっていました。
2008年に初めて月商1億円を達成したのですが、当時はほとんど手動操作の受注システムを使っていたんですよ。

だからものすごく時間が掛かっていて、1日1,000件の注文の対応が終わるのが22時過ぎ。毎日が手一杯で、スタッフが心身ともに疲れ切っていて現場の雰囲気も決して明るいとはいえませんでした。

目標の年商50億円どころではなく、数ヶ月先ですら危うい限界に近い状況だったと思います。
数ある受注システムの中から当社のシステムをお選び頂いた理由は?
目標年商50億円を支えきれる受注システムを探していたんです。
受注業務が過酷になり始めた頃から新しい受注システムへの移行を考えていたんです。以前のシステムは受注業務を早くするのではなく"独自に管理しているだけ"で、これ以上処理が早くなる可能性もなかった。

だからシステムそのものを変えないといけないと、他の受注システムの話を聞いたり、見積もりを取ったりして水面下で調査していました。かといって安易に移行するのではなく、会社が目標としている年商50億円規模の注文を支えきれるかが選択の焦点となっていました。

実はこの年商50億円というのが大きな壁で、どのシステムも似たり寄ったりで手動操作がほとんど。年商50億円規模の注文を支えきれるとは到底思えませんでした。ちょっと早くなるくらいではダメなんですよ。目標が現状の倍以上ですから。

そんな中で偶然見つけたのが御社のシステムで、詳しく話を聞くと普通は目視で確認して手動対応する備考欄へのコメント対応が自動になったり注文が入るとメールも在庫も発送も全て自動処理されたりと、明らかに早くなると期待が持てました。
そして現状を伝えると「今の人数の半分で出来ますよ。」の自信たっぷりの一言には本当に驚かされましたね。衝撃的でこの一言が大きかった。オリジナルで開発してもらえるから、弊社のやり方に合わせたシステムが作れるのも良かった。
導入する際に不安や抵抗はありましたか?
過去に失敗・妥協していますから、今回は慎重に慎重を重ねました。
システム導入自体は3回目で抵抗はありませんでした。ただ、導入する際のリスク、移行する手間や移行して慣れるまでを考えると、目標年商50億円達成までに何度も移行を繰り返すのは絶対に避けたかったんですよ。だから慎重にならざるを得ませんでした。

導入を決断した理由は念入りに打ち合わせが出来るところだったと思います。名古屋と福岡を何度も何度も往復してもらって打ち合わせを重ねるにつれて徐々に導入の不安は薄れていきました。この念入りさが大きかったと思います。
システム導入後、どのような効果が現れましたか?
様々な効果がありましたが、とにかく早くなったのが一番ですね。
様々な効果がありましが、まず受注業務がとにかく早くなったのが一番ですね。結果的に、早くないと導入した意味はありませんから。1,000件の注文を以前は10人で22時までかかって対応していたのですが、今は同じ人数で余裕をもって18時で終了できている。これは大きな改善でしょう。

今までは手動であたりまえだと思っていたことがこちらのシステムだと自動で処理してくれる。これが早さの一番の要因なんじゃないかなと思います。今なんて注文の過半数以上が自動でメールから出荷手配まで処理されていますから。
具体的にどんな部分が改善されましたか?
メール、在庫管理、発注処理、発送処理のほとんどが早くなりました。
以前のシステムではどんなにカスタマイズを施しても、自動処理というのは出来なかったんです。だから例えば在庫があって、備考欄も未記入で、代引決済の注文でも必ず一度確認しなければならなかったんです。だから時間が余計に掛かっていたのだと思います。

でもこのシステムは備考欄の内容や在庫状況、決済方法や配送方法に合わせて自動で処理してくれるから本当に楽なんです。個別対応が必要な注文だけ対応すればいいから、大幅に時間短縮が出来ました。

メールも思い通りにカスタマイズできますし、複数店舗間の在庫管理もスムーズ。発注も一括で一部は自動で発注までかかる。注文によっては全く人の手が加わらずに発送手配まで終わりますよね。このスピードが求めていたものなんですよ。
実際にその効果を実感されたのはどんな時ですか?
楽天スーパーセールの時で4,000件の注文を難なく終えることが出来ました。
 本格稼働したのが繁盛期でなくて最初は本当に早くなっているかどうか余り実感がなかったんです。最初に早さを実感したのは繁盛記の3月で、通常の1.5倍の注文が来る家具店が一番多忙になる時期です。

事業展開の成功と繁盛期が重なって、12年の3月に月商5億円を達成することができました。導入前の5倍の規模です。もちろん注文数も多くなっていて、1日2,000件ほどでしょうか。従来のシステムだと間違いなく深夜までかかって対応していたでしょうね。

でも、その3月に何の抵抗もなくすんなりと終えることができた。18時にスタッフが笑顔で帰れている ことを考えると、明らかに早くなっていると実感できます。そして一番、効果を感じたのが12年の4月に行われた楽天スーパーセールの時です。

なんと1日で4,000件の注文が来て、実は少し不安だったんですよ。あす楽などの都合もあって、ちゃんと問題なく対応することができるだろうか、1日で終わることができるだろうか。でも蓋を開けてみれば杞憂に終わりました。

当日の午後9時に無事に終了したときは、本当に導入して良かったと思いました。もちろん、電話対応など通常行っている全ての業務を含めてです。以前のままだったらどうなっていたことか、想像するだけでもゾッとしますね。
他に改善された点はありますか?
スピード対応とミスの減少でお客様評価がアップしました。
以前はセールや連休明けだと受注がパンクしてサンクスメールを送る時間が遅くなりがちでした。しかし導入して以降は注文から30分以内にサンクスメールを送るなど対応スピードの強化に努めた甲斐もあって、安心感を与えることが出来たのでお客様評価がぐんぐん上がり始めました。

またシステムで多くを管理しているので人為的なミスが減って、ミスが原因による評価ダウンを避けれるようになったのも評価アップの要因だと思います。ミスは一番勿体ないことですから、それが無くなったのは大きいですね。
以前は在庫管理に不安があるとのことでしたが、現在はどうですか?
確実に在庫管理ができていて、棚卸しも手早く行えるようになりました。
以前のシステムは実際の在庫数とシステム上の在庫数がずれていることが多々ありました。それが原因でお客様にご迷惑をおかけしてしまうこともあって、以前のシステムで一番問題となっていた部分なんです。

それがこのシステムなら確実で安心して見ていられます。以前は目視で在庫数を確認していましたが、今は全てバーコードで管理するようになっていて、在庫のズレがほぼ皆無になりました。確実性が増したことで受注業務も安定しました。

なによりも棚卸し業務が確実かつ手早く行えるようになったのは大きな収穫でした。以前はスタッフ総出で膨大な在庫を1つ1つ目視で確認して手作業で在庫数を入力していました。どうしても人の手が加わるとミスは出てしまうものです。

今はバーコードで手早く行えるようになってスタッフ数人で棚卸し業務を行っています。在庫数もデータで確実に出せることが出来るようになっていて、以前とは比べものにならないほど確実かつ早く、楽になっています。
現在、関東に倉庫を委託されていますがシステムとの連携はいかがでしょう?
順調そのもので、あす楽やあす着にも問題なく対応できています。
実は以前よりずっと関東圏への配送を強化するために関東倉庫を模索していたんです。ただ色々な問題があって先送りになっていたんですよ。そこに楽天が「あす楽」を、yahoo!が「あす着」を始めて関東あす楽の効果が高いという話を聞いて、関東に倉庫を持つことにしました。

そこで問題になったのがシステムとの連携で、どうやって福岡にある在庫と関東にある在庫を区別するか、関東にどうやって出荷指示を出すのかなど対応しなければな無いことが沢山ありました。

そこで山本さんが陣頭指揮を執ってくれてスムーズに対応できたのは良かった。例えば福岡と関東の両方に在庫があって、関東のお客様から注文があった場合、自動的に関東倉庫から出荷されるように出荷指示が行く。これを手作業でやっていたらとんでもなく大変なわけで、ここまで徹底してできるのは他にないと思います。
導入当初と比べ、他にどんな改良が施されましたか?
ドロップアウトショッピングの自動発注で大幅に時間短縮ができるようになりました。
弊社もドロップアウトショッピングを利用しているのですが、これがまた面倒で色やサイズが膨大なので発注ミスもしばしば。発注処理や出荷完了メールの連絡も時間が掛かるし、業務を圧迫していた要因の一つでした。

そこで特別に自動で発注出来るシステムを作ってもらったんです。注文が入ると自動でドロップアウトショッピングに発注が成されるので私たちは一切手を加える必要がありません。これは楽ですよ、ミスも無くなって一石二鳥です。

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